如何做好展覽籌備工作

與經(jīng)濟(jì)發(fā)展流通的其他相關(guān)領(lǐng)域也是一樣，展覽業(yè)也有很多這樣的規(guī)律：好的展覽會(huì)供不應(yīng)求，是賣方企業(yè)市場；差的展覽會(huì)供過于求，是買方通過市場，太原展廳設(shè)計(jì)公司的設(shè)計(jì)方案是展覽的重要組成部分，好的展覽會(huì)展覽公司工作具有效率高，展出效益好，太原展會(huì)施工需要充分考慮到所有的戶外環(huán)境因素，這類展覽會(huì)一般來說都是一個(gè)專業(yè)社會(huì)性質(zhì)，規(guī)模都相當(dāng)大（就所在學(xué)習(xí)專業(yè)／行業(yè)目前而言），并且有一定的歷史。好的展覽會(huì)是靠專業(yè)信息技術(shù)、靠嚴(yán)格監(jiān)督管理、靠長期共同努力培養(yǎng)造就的。由于展出效益好，參展的需求很旺盛。但是展覽會(huì)的組織者為了能夠保證展出質(zhì)量，會(huì)對展出者和參觀者進(jìn)行比較嚴(yán)格的控制。首先是對申請參展者進(jìn)行職業(yè)資格審查，有可能我們需要時(shí)間等待幾年之后才能參展。

其次，展會(huì)組織者必須對參展商進(jìn)行監(jiān)督檢查，對違反展會(huì)規(guī)則的參展商進(jìn)行處理，甚至取締參展商。此外，參觀者也受到管制，有資格參觀展覽。這些措施確保了展覽的質(zhì)量和效率。

鑒于以上情況以及展覽籌備周期長的特點(diǎn)，在做出展覽選擇之后就應(yīng)立即著手展覽工作。

第一，盡早進(jìn)行著手做展覽管理工作。首先是我們需要學(xué)生盡早明確提出企業(yè)參展申請。好的展覽會(huì)可能有研究很多的申請參展者在等候。展覽會(huì)組織者的公開原則是按先來后到排序，并基本按此原則接納新的參展者。因此教師應(yīng)盡早報(bào)名排隊(duì)。但是，排隊(duì)等候的實(shí)際生活情況以及可能影響并不具有十分透明，組織者很可能優(yōu)先照顧服務(wù)質(zhì)量好的展出者或者網(wǎng)絡(luò)公關(guān)教育工作方面做得好的展出者。因此，展出者還可以自己做些公關(guān)公司工作，爭取國家優(yōu)先參展。當(dāng)然同時(shí)也要積極做好中國長期使用排隊(duì)的準(zhǔn)備。就世界就是最好的展覽會(huì)而言，連續(xù)等候數(shù)年仍不能參展的現(xiàn)象很普遍。因?yàn)榧夹g(shù)展覽會(huì)面積非常有限，現(xiàn)在參展者大都不愿退出，便只有這樣等待因違反展出相關(guān)規(guī)定而被禁止參展者的空缺。對于我國舉辦一些單獨(dú)展覽會(huì)的展出者而言，也應(yīng)盡早落實(shí)教學(xué)場地，好的展場都很擁擠，尤其是好的展覽設(shè)計(jì)時(shí)間，不提前幾年是租不到場地的。

二是做好長遠(yuǎn)規(guī)劃，制定展覽工作方案，有步驟地開展各項(xiàng)工作。在所有的營銷手段中，展覽可能是最環(huán)節(jié)、最長周期的一種方式，而且各環(huán)節(jié)之間相互聯(lián)系。所有這些都不能(也不能)在最后一分鐘完成，也不能(也不能)被忽視。因此，有必要對長期工作計(jì)劃、經(jīng)費(fèi)、人員(主辦方、參展方)、工作項(xiàng)目(聯(lián)絡(luò)、研究、展覽、交通、設(shè)計(jì)、施工、宣傳、公關(guān)、餐飲等)、工作進(jìn)度安排進(jìn)行周密的規(guī)劃。

總之，會(huì)展項(xiàng)目的合適與否，會(huì)直接影響到參展商能否實(shí)現(xiàn)參展意圖，以及在多大程度上實(shí)現(xiàn)參展意圖，所以對于會(huì)展的選擇，我們要給予足夠的重視。